Как организовать офисный переезд

Cum de organizat mutarea de oficiu

Să vă încredințați profesioniștilor sau să faceți totul singur?

Desigur, va dura ceva timp pentru a organiza orice relocare de birou și va dura mult timp pentru a face acest lucru. Dar să facem o remarcă imediat: dacă există mai mult de cinci persoane care lucrează în biroul dvs., nu ar trebui să încercați nici măcar să economisiți bani și să faceți singuri mutarea! Este plină de pierderi de timp din cauza necesității de a colecta în mod independent documente, echipamente, diverse amenajări interioare și mobilier, dispută constantă, certuri de personal, schimbări nesfârșite de responsabili … Ca rezultat, aceasta va ajunge, cel puțin, la o mutare dureroasă care nu va aduce bucurie nimănui, iar cel mult, la ruinarea relațiilor dintre angajați și pierderea unor documente sau echipamente importante.

Este mult mai ușor să angajeze profesioniști, pentru care efectuarea de relocări este o ocupație zilnică obișnuită și care înțeleg bine această problemă. În acest fel veți putea nu numai să economisiți timp și să evitați conflictele inutile, dar și să minimalizați timpul de nefuncționare.

În favoarea companiilor profesionale de relocare, de asemenea, se adeverește:

  • Disponibilitatea echipamentelor de rigidizare pentru transportul obiectelor grele (seifuri, dulapuri etc.);
  • responsabilitatea financiară pentru proprietatea transportată
  • capacitatea de a comanda materialele de ambalare și de a conveni asupra eliminării ulterioare a acestora;
  • nu este nevoie să căutați în mod independent transportul pentru mutare;
  • furnizarea de servicii profesionale pentru dezasamblarea și asamblarea ulterioară a mobilierului de birou.

De la ce să începeți pregătirea?

Un proces atât de important ca relocarea birourilor necesită în mod obligatoriu o planificare atentă și pregătire extinsă. Chiar dacă profesioniștii o conduc, nu veți putea să participați intensiv la aceasta.

De asemenea, merită să ne amintim că nu este necesar să planificăm mutarea la sfârșitul anului. Faptul este că pentru multe companii la sfârșitul anului calendaristic termenul pentru închirierea unei premise se termină și trebuie să se mute exact la acel moment. Deci, este posibil să aveți dificultăți în găsirea unei companii libere pentru relocarea oficiului dvs.

Офисный переезд

După ce ați decis data, puteți începe căutarea unei companii de transport. Este foarte de dorit să existe cel puțin două săptămâni (mai mult este mai bine) înainte de data planificată a mutării – pentru a vă asigura că firma aleasă va avea hamali disponibili, iar cele mai bune mașini vor fi alocate pentru mutarea dvs.

Cum sa alegeți o companie potrivita? Astăzi, majoritatea firmelor care organizează relocări oferă o gamă largă de servicii aproximativ identice. Prin urmare, alegeți de obicei cea mai potrivită opțiune. Pentru a face acest lucru, puteți anunța o licitație pentru mutarea dvs. – aceasta vă va ajuta să obțineți câteva oferte, să comparați opțiunile și să alegeți cea mai bună ofertă.

Pentru a nu ajunge într-o companie care se află în dificultate, nu uitați să acordați atenție perioadei în care compania a fost pe piață, dacă are o adresă legală permanentă, oferă documentele necesare, este gata să încheie un acord pentru servicii etc. De asemenea, specificați dacă transportatorul are la dispoziție un transport fiabil, modern și special echipat și dacă aceștia au o experiență suficientă în efectuarea relocărilor de birouri.

Etapele procesului de relocare a biroului

Cel mai teribil lucru în procesul de mutare este confuzia, dezorganizarea și agitația. Deci, cel mai important lucru este să planificați totul în mod corect, pentru a forma o idee clară a fiecărei etape a mișcării și totul va merge ca un ceas!

  • Sosirea unui evaluator, care va calcula costul mutării, va determina numărul de hamali care trebuie să fie implicați în muncă, ce fel de încărcătură va fi alocată etc.
  • Semnarea unui contract de servicii cu transportatorul (citiți cu atenție înainte de a semna!).
  • Elaborarea unei liste complete a tuturor bunurilor transportate.
  • Colectarea și ambalarea obiectelor personale ale angajaților (nu uitați să vă asigurați numărul necesar de cutii care vă vor fi livrate). De obicei, se face de către angajații înșiși.
  • Colectarea și ambalarea locurilor de muncă a angajaților.
  • Ambalarea de documente, dosare, cărți, obiecte de decor, vase; etichetarea cutiilor.
  • Deconectarea și ambalarea echipamentelor de birou.
  • Demontarea și ambalarea mobilierului de birou.
  • Demontarea și încărcarea seifurilor, a dulapurilor ignifuge și a altor obiecte grele.
  • Încărcarea altor bunuri, transport.
  • Curățarea încăperii (dacă este indicat în contract).
  • Descărcarea la un loc nou, plasarea lucrurilor.
  • Colectarea materialelor de ambalare folosite, îndepărtarea lor pentru eliminare.

În noul birou nu vă grăbiți să semnați imediat actul de acceptare a muncii și să lăsați să plece hamalii. Verificați dacă totul este în regulă, dacă aranjamentul lucrurilor vi se potrivește, dacă au rămas cutii goale etc.

Cu o organizare adecvată, relocarea birourilor va fi finalizată rapid și, datorită participării profesioniștilor, va fi percepută de angajați doar ca o schimbare a locului de muncă, și nu ca un stres teribil care trebuie lăsat pentru o altă săptămână! Da, nu uitați să vă aranjați o petrecere de gospodărie în noul birou, deoarece relocarea este o ocazie minunată pentru a o sărbători!

24h