Как организовать офисный переезд

ДОВЕРИТЬСЯ ПРОФЕССИОНАЛАМ ИЛИ СДЕЛАТЬ ВСЕ САМОСТОЯТЕЛЬНО?

Конечно, на организацию любого офисного переезда потребуется определенное время, да и сил для этого понадобится немало. Но сразу оговоримся: если в вашем офисе работает больше пяти человек, не стоит даже пытаться сэкономить и провести переезд своими силами! Это чревато потерей массы времени из-за необходимости самостоятельно собирать документы, технику, различные предметы интерьера и меблировки, постоянной нервотрепкой, ссорами сотрудников, бесконечным перекладыванием ответственности… В результате это закончится, как минимум, мучительным переездом, который никому не принесет радости, а как максимум – испорченными отношениями между сотрудниками и потерей важных документов или техники.

Гораздо проще нанять профессионалов, для которых проведение переездов является привычным повседневным занятием, и которые разбираются в этом деле досконально. Таким образом вы сможете не только сберечь время и избежать ненужных конфликтов, но еще и минимизировать простои в работе. О том, как организовать переезд без прерывания рабочего процесса, читайте здесь.

В пользу профессиональных мувинговых компаний также говорит:

• наличие у них такелажного оборудования для транспортировки тяжеловесных предметов (сейфов, несгораемых шкафов и т.д.);
• материальная ответственность за перевозимое имущество
• возможность заказать упаковочные материалы и договориться об их последующей утилизации;
• отсутствие необходимости самостоятельно искать транспорт для перевозки;
• предоставление профессиональных услуг по разборке и последующей сборке офисной мебели.

С ЧЕГО НАЧАТЬ ПОДГОТОВКУ?

Такой важный процесс как офисный переезд обязательно требует тщательного планирования и обширной подготовки. Даже если его проведением будут заниматься профессионалы, вам не удастся совсем не принимать в нем участия.

Стоит также помнить и о том, что не стоит планировать переезд на конец года. Дело в том, что у многих компаний именно концом календарного года заканчивается срок аренды помещения, и они вынуждены переезжать как раз в это время. Так что, у вас могут возникнуть проблемы с поиском хорошей мувинговой компании.

Определившись с датой, можно начать поиск компании-перевозчика. Очень желательно, чтобы до намеченной даты переезда оставалось не менее двух недель (лучше больше) – так вы сможете быть уверенными в том, что у выбранной фирмы будут свободные грузчики, и лучшие машины будут закреплены за вашим переездом.

Как же выбрать подходящую компанию? На сегодняшний день большинство фирм, организующих переезды, предлагают широкий комплекс приблизительно одинаковых услуг. Поэтому выбирают обычно наиболее подходящий по стоимости вариант. Для этого можно объявить тендер на проведение вашего переезда – это поможет получить несколько предложений, сравнить варианты и выбрать из них лучший.

Чтобы не нарваться на неблагонадежную мувинговую компанию, не забывайте обращать внимание на то, как долго фирма присутствует на рынке, имеет ли она постоянный юридический адрес, предоставляет ли необходимые документы, готова ли заключить договор на услуги и т.д. Также уточняйте, есть ли в распоряжении перевозчика надежный, современный, специально оборудованный транспорт, и имеют ли грузчики достаточный опыт проведения именно офисных переездов.

ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ОФИСНОГО ПЕРЕЕЗДА

Самое страшное при переезде – это растерянность, неорганизованность и суета. Так что, главное, все правильно спланировать, составить четкое представление о каждом этапе переезда и все пройдет как по маслу!

• Приезд специалиста-оценщика, который подсчитает стоимость переезда, определит, скольких грузчиков нужно привлечь к работе, машину какой грузоподъемности выделить и т.д.
• Заключение договора на услуги с перевозчиком (внимательно читайте его перед подписанием!).
• Составление полного перечня всего перевозимого имущества.
• Сбор и упаковка личных вещей сотрудников (не забудьте договориться, чтобы вам доставили необходимое количество коробок). Обычно выполняется самими сотрудниками.
• Сбор и упаковка рабочих мест сотрудников.
• Упаковка документов, папок, книг, предметов декора, посуды; маркировка коробок.
• Отключение и упаковка оргтехники.
• Разборка и упаковка офисной мебели, маркировка коробок.
• Демонтаж и погрузка сейфов, несгораемых шкафов и прочих тяжеловесных предметов.
• Погрузка остального имущества, перевозка.
• Уборка помещения (по договоренности).
• Разгрузка на новом месте, расстановка вещей по местам.
• Сбор использованных упаковочных материалов, их вывоз для утилизации.

В новом офисе не спешите сразу подписывать акт приемки работ и отпускать грузчиков. Проверьте, все ли на месте, устраивает ли вас расстановка вещей, не осталось ли пустых коробок и т.д.

При грамотной организации офисный переезд будет выполнен быстро, а благодаря участию профессионалов он будет восприниматься сотрудниками просто как смена места работы, а не как ужасный стресс, от которого нужно отходить еще неделю! Да, не забудьте устроить в новом офисе новоселье, ведь переезд – это замечательный повод для праздника!